Die 5-minütige ChatGPT-Eingabeaufforderung, die dafür sorgt, dass die Leute den Tagesordnungen tatsächlich folgen
Die meisten Agenden bestehen aus einer Liste von Substantiven. Diese Eingabeaufforderung verwandelt Ihre Eingabeaufforderung in ein zeitgesteuertes Entscheidungsdokument, auf das sich die Leute vorbereiten.
Das Scheitern der meisten Pläne liegt nicht an der Organisation, sondern an der Unbestimmtheit. „Preise besprechen“ ist kein Tagesordnungspunkt, sondern ein Wunsch. Die Lösung erfordert eine gut ausgearbeitete Eingabeaufforderung, und sobald Sie sie haben, dauert es fünf Minuten pro Besprechung.
Hier ist die Eingabeaufforderung, die ich wiederverwende: Fügen Sie Ihre Rohnotizen ein und bitten Sie ChatGPT, sie in eine Agenda umzuwandeln, in der jeder Punkt als Frage mit einer erforderlichen Entscheidung, einem Eigentümer und einem Zeitrahmen formuliert wird. Verbieten Sie die Wörter „diskutieren“, „überprüfen“ und „aktualisieren“. Fragen erzwingen Ergebnisse; Substantive erzwingen Treffen, die auseinanderdriften.
Die zweite Anweisung der Eingabeaufforderung ist am wichtigsten: Bitten Sie sie, die Entscheidung und die Optionen für diese Entscheidung direkt in das Element einzufügen. „Preise: Wählen Sie zwischen A, B oder C; Entscheidung von Sam erforderlich; 15 Minuten werden vorbereitet. Die „Preisgestaltung“ wird unvorbereitet getroffen.
Zwei Verbesserungen haben es für mich viel besser gemacht. Teilen Sie ihm zunächst die Gesamtdauer der Besprechung mit, damit sich die Zeitfenster tatsächlich addieren, wobei der entscheidungsintensivste Punkt zuerst ansteht, solange noch Energie vorhanden ist. Zweitens: Fordern Sie es auf, eine „Nicht heute“-Liste anzuhängen, in der die Themen geparkt werden, um deren Einbringung die Leute sonst mitten in der Besprechung kämpfen würden.
Die messbare Veränderung: Meine Meetings wurden kürzer und, was noch überraschender war, die Pre-Reads wurden realer. Wenn auf einer Agenda eine Frage mit Ihrem Namen gestellt wird, erhalten Sie eine Antwort. Das ist der ganze Trick, und ein Chatbot ist sehr gut darin, die Frage zu stellen.