Wie ich Rechnungserinnerungen in Make automatisiert habe (und aufgehört habe, der Bösewicht zu sein)
Rechnungen per Hand zu verfolgen ist umständlich und vergesslich, weshalb es nie vorkommt. Ein Make-Szenario mit eskalierenden Erinnerungen erledigt dies jetzt höflich, pünktlich und jedes Mal.
Die manuelle Rechnungsverfolgung schlägt aus einem langweiligen Grund fehl: Die Erinnerung, die Sie am Freitag vergessen zu senden, wird nie gesendet, und am Montag fühlen Sie sich unwohl genug, sie erneut aufzuschieben. Die Lösung besteht darin, dass Sie sich vollständig aus dem Timing entfernen. Mein Make-Szenario überwacht den Rechnungs-Tracker und jede unbezahlte Rechnung, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, erhält eine höfliche, eskalierte und völlig vorhersehbare Erinnerung, was genau das ist, was Kunden respektieren.
Richten Sie den Auslöser nach einem Zeitplan und nicht nach einem Ereignis ein. Ein Szenario, das jeden Morgen ausgeführt wird, unbezahlte Rechnungen aus Ihrem Tracker abruft, sei es eine Tabellenkalkulation, ein Rechnungstool mit API oder eine Airtable-Basis, und nach überfälligen Rechnungen filtert, ist robuster als der Versuch, die Rechnung selbst auszulösen. Der Filter benötigt drei Zweige: ein bis drei Tage überfällig, vier bis vierzehn Tage und fünfzehn plus, denn eskalierender Ton ist das ganze Spiel.
Schreiben Sie jetzt in aller Ruhe die drei E-Mails. Die erste Mahnung setzt ein Versehen voraus, einen kurzen Absatz mit der beigefügten Rechnung und der erneuten Angabe des Fälligkeitsdatums. Der zweite ist neutral und konkret, erwähnt die Alterung und fragt nach einem Zahlungstermin. Der dritte ist sachlich, sachlich und nennt die nächsten Schritte ohne Drohungen. Wenn Sie diese als Daten mit Variablen für Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum speichern, bleibt das Szenario für jeden Kunden identisch und der Ton bleibt genau der, den Sie an einem guten Tag gewählt haben.
Fügen Sie die Teile hinzu, die die Leute überspringen: eine Stoppbedingung, damit bezahlte Rechnungen sofort gelöscht werden, eine Slack- oder E-Mail-Benachrichtigung an Sie selbst, wenn eine Rechnung die dritte Stufe erreicht, denn dann sollte ein menschliches Gespräch beginnen, und ein Protokollblatt, damit Sie den Erinnerungsverlauf sehen können, bevor Sie zum Telefonhörer greifen. Die eine Stunde, die ich mit der Fehlerbehandlung verbracht habe, was passiert, wenn die E-Mail-Adresse fehlt, hat sich bereits doppelt bezahlt gemacht.
Seitdem dies automatisiert wurde, sind überfällige Rechnungen von einem chronischen zu einem seltenen Problem geworden, vor allem weil regelmäßige Erinnerungen ein Zeichen dafür sind, dass ein Unternehmen dies bemerkt. Make ist hier das richtige Tool anstelle von Zapier, sobald Sie ein paar Eskalationszweige haben, aber ehrlich gesagt ist das Tool weniger wichtig als das Designprinzip: Legen Sie einmal in Ruhe Ihre Erinnerungsrichtlinie fest und lassen Sie das Szenario den etwas unbeholfenen Mitarbeiter spielen, der nie vergisst und sich nie entschuldigt.