Verwandeln Sie unordentliche Besprechungsnotizen in eine Projektbeschreibung (Notion AI)
Ein Kickoff-Meeting brachte 2.000 Wörter Notizen und keine Richtung hervor. Diese Notion AI-Sequenz verwandelte sie in ein einseitiges Briefing, das das gesamte Team tatsächlich nutzte.
Der Auftakt war großartig, die Notizen waren Chaos: 2.000 Wörter voller gemischter Entscheidungen, Sorgen, Tangenten und drei verschiedene Namen für dasselbe Feature. Es muss ein Brief vorhanden sein, bevor die Dynamik nachlässt, und diese Drei-Prompt-Sequenz in Notion AI hat meine in etwa zehn Minuten produziert.
Die erste Eingabeaufforderung ist der Extraktionsdurchlauf: „Listen Sie aus diesen Notizen jede getroffene Entscheidung, jede offene Frage und jedes Aktionselement mit der Person auf, der es zugewiesen wurde, und zitieren Sie für jede Notiz die Notiz.“ Es ist wichtig, Zitate zu erzwingen. Ohne sie erfindet Notion AI saubere Versionen von Dingen, die die Leute fast gesagt hätten, und diese aufgeräumten Geister sorgen in Woche drei für Streit.
Die zweite Eingabeaufforderung ist der Synthesedurchgang: „Schreiben Sie eine Projektbeschreibung mit Ziel, Umfang, Nichtzielen, Zeitplan und Risiken.“ Verwenden Sie nur Informationen aus der obigen Extraktion. Markieren Sie alles, was fehlt, als UNBEKANNT.' Die UNKNOWN-Konvention ist der Trick. Ein Brief, der Lücken zulässt, wird vom Team ausgefüllt; Ein Auftrag, bei dem Lücken geschlossen werden, wird in Woche drei als falsch befunden.
Die dritte Eingabeaufforderung ist der Skeptizismus-Pass, den jeder überspringt: „Welche Widersprüche bestehen zwischen den Notizen?“ Wo gab es Meinungsverschiedenheiten und wurde das Problem gelöst? Kickoff-Meetings sind voller höflicher, ungelöster Meinungsverschiedenheiten, und durch diese Aufforderung habe ich herausgefunden, dass zwei Personen mit gegensätzlichen Vorstellungen davon gegangen waren, wem die Zeitleiste gehört.
Das Briefing wurde auf der Projektseite platziert, der Auszug blieb als Anhang darunter und die UNBEKANNTE Liste wurde zur Tagesordnung für die Nachverfolgung. Gesamtkosten: zehn Minuten und drei Eingabeaufforderungen, im Gegensatz zum üblichen Ansatz, bei dem das Briefing überhaupt nicht geschrieben wird.