Wie ich Formular-Leads an Slack und CRM in Zapier weiterleite (damit nichts im Posteingang verbleibt)
Bei Lead-Formularen, die per E-Mail an einen gemeinsamen Posteingang gesendet werden, sterben gute Leads. Mit diesem Drei-Schritte-Zap wird jeder Beitrag in weniger als einer Minute einem Menschen vorgelegt.
Wenn Ihr Lead-Formular Einsendungen an einen gemeinsamen Posteingang sendet, liegt ein Leck vor: Wer als Zweiter die E-Mails prüft, antwortet einem Interessenten, der bereits von einem Konkurrenten kontaktiert wurde. Der Fix ist ein einziger Zapier-Zap, den ich jetzt für jeden Kunden erstelle, und es dauert etwa fünfzehn Minuten: Die Formularübermittlung wird automatisch zu einer Slack-Benachrichtigung mit einem Eigentümer und zu einem CRM-Datensatz, in dieser Reihenfolge.
Beginnen Sie mit dem Auslöser Ihres Formulartools, Typeform, Google Forms oder was auch immer Sie verwenden, und testen Sie ihn mit einer echten Übermittlung, damit Sie Live-Daten zum Zuordnen haben. Die erste Aktion ist Slack, und das Designdetail, auf das es ankommt, ist das Routing: Verwenden Sie einen Pfad oder Filter, damit heiße Leads, also solche mit einem Budgetfeld oder einem bestimmten Anfragetyp, mit einem Ping zum Vertriebskanal gelangen, während alles andere stillschweigend in einem allgemeinen Lead-Kanal gepostet wird. Ein ungefilterter Feuerwehrschlauch wird innerhalb einer Woche stummgeschaltet, und ein stummgeschalteter Kanal ist nur ein Posteingang mit zusätzlichen Schritten.
Die zweite Aktion erstellt den CRM-Datensatz, und in der Feldzuordnung fügen Sie die Informationen hinzu, die Ihnen in Zukunft Stunden ersparen. Ordnen Sie die Formularfelder ordnungsgemäß den CRM-Feldern zu, fügen Sie aber auch zwei eigene Felder hinzu: eine Quelle, die im Formularnamen fest codiert ist, und einen Titel mit vorangestelltem Zeitstempel, damit Duplikate auf einen Blick sichtbar sind. Wenn Ihr CRM dies unterstützt, fügen Sie eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum von morgen hinzu, die demjenigen zugewiesen wird, der in Slack den Lead beansprucht hat, denn ein Datensatz ohne Aufgabe ist eine Notiz und keine Verpflichtung.
Fügen Sie einen Deduplizierungsschritt vor der CRM-Aktion hinzu, sobald Sie eine Woche damit gelebt haben, da dieselbe Person doppelt so oft einreicht, als Sie denken. Durch einfaches Nachschlagen per E-Mail, Aktualisieren, falls gefunden, Erstellen, falls nicht, bleibt die Pipeline sauber. Binden Sie auch die eigene Benachrichtigungs-E-Mail des Formulartools als Fallback ein, aber behandeln Sie sie als Backup-Ebene, nicht als System, denn der springende Punkt ist, dass kein einzelner Posteingang tragend ist.
Das messbare Ergebnis: Die durchschnittliche Erstreaktionszeit sank an jedem Ort, an dem ich es installiert habe, von Stunden auf Minuten, und niemand muss daran denken, etwas zu überprüfen. Das ist das gesamte Wertversprechen dieses Zaps, und deshalb ist dies die erste Automatisierung, die ich für ein Team baue, vor Dashboards und Digests. Schnelligkeit zum Führen ist ein Wettbewerbsvorteil, der sich hinter einem 15-minütigen Aufbau verbirgt.