Transformer des notes de réunion désordonnées en un résumé de projet (Notion AI)
Une réunion de lancement a produit 2 000 mots de notes et aucune directive. Cette séquence Notion AI les a transformés en un brief d'une page que toute l'équipe a réellement utilisé.
Le coup d'envoi était génial, les notes étaient le chaos : 2 000 mots de décisions mitigées, d'inquiétudes, de tangentes et trois noms différents pour la même fonctionnalité. Un brief doit exister avant que l'élan ne s'éteigne, et cette séquence de trois invites dans Notion AI a produit le mien en dix minutes environ.
La première invite est la passe d'extraction : « À partir de ces notes, listez chaque décision prise, chaque question ouverte et chaque action avec la personne à laquelle elle a été assignée, en citant la note pour chacune. » Le forçage des citations est important. Sans cela, Notion AI invente des versions ordonnées de choses que les gens ont presque dites, et ces fantômes ordonnés provoquent des disputes au cours de la troisième semaine.
La deuxième invite est la synthèse : « Rédigez un exposé de projet avec l'objectif, la portée, les non-objectifs, le calendrier et les risques. Utilisez uniquement les informations de l’extraction ci-dessus ; marquez tout ce qui manque comme INCONNU.' La convention INCONNU est l'astuce. Un brief qui admet les lacunes est comblé par l'équipe ; un mémoire qui couvre les lacunes est découvert de manière erronée au cours de la troisième semaine.
La troisième invite est celle du scepticisme, celle que tout le monde saute : « Quelles contradictions existent entre les notes ? Où les gens étaient-ils en désaccord et cela a-t-il été résolu ? » Les réunions de lancement sont pleines de désaccords polis non résolus, et c'est ainsi que j'ai découvert que deux personnes étaient reparties avec des idées opposées sur le propriétaire de la chronologie.
Le brief est allé sur la page du projet, l'extraction est restée en dessous en annexe, et la liste INCONNU est devenue l'ordre du jour du suivi. Coût total : dix minutes et trois invites, contre l'approche habituelle selon laquelle le brief n'est jamais rédigé du tout.