सभी समय क्षेत्रों में एसिंक टीमों के लिए एआई उपकरण (वास्तव में हमारी बैठकें किस कारण कम हुईं)
ग्यारह घंटे तक फैली एक टीम ने एआई को मीटिंग प्रतिस्थापन के रूप में आजमाया और ज्यादातर असफल रही। जो काम किया वह शांत था: एआई उन लोगों के बीच संयोजी ऊतक के रूप में जो कभी ओवरलैप नहीं होते।
हमारी टीम ग्यारह समय क्षेत्रों में फैली हुई है, जिसका अर्थ है कि किन्हीं दो सहयोगियों के बीच ओवरलैप को प्रति दिन एक घंटे में मापा जाता है, और एआई-फॉर-एसिंक का अनुभवहीन संस्करण, बैठक को रिकॉर्ड करता है और एआई को इसे संक्षेप में प्रस्तुत करने देता है जो भी इसे चूक गया, हमारे लिए चुपचाप विफल रहा। बैठकें फिर भी हुईं, बाद में लिखित रूप से फिर से खारिज कर दिया गया। वास्तव में क्या काम हुआ, इसका पता लगाने में एक साल लग गया, और यह बैठकों को बदलने के बारे में कम बल्कि उन कारणों को खत्म करने के बारे में था जिनकी हमें आवश्यकता थी।
पहली चीज़ जो काम आई: अनिवार्य विशिष्टता जांच के साथ एआई-मसौदा लिखित अपडेट। प्रत्येक टीम सदस्य अपने दिन के अंत में एक वॉयस नोट रिकॉर्ड करता है, ट्रांसक्रिप्शन टूल इसे ड्राफ्ट अपडेट में बदल देता है, और यहां वह हिस्सा है जो मायने रखता है, एआई को प्रतिबद्धताओं को निकालने और पैराग्राफ के बजाय स्पष्ट सूचियों में प्रश्नों को खोलने के लिए प्रेरित किया जाता है। गद्य प्रतिबद्धताओं को छुपाता है; सूचियाँ उन्हें उजागर करती हैं। हमारे अद्यतन सूत्र स्किमेबल-नथिंग से कार्रवाई योग्य दस्तावेज़ों में चले गए, और अनुवर्ती प्रश्न जो बैठकें बन जाते थे, अधिकतर उत्तर बन गए।
दूसरा: स्थायी मेमोरी के रूप में एआई को किसी को जगाना नहीं है। एक वितरित टीम का वास्तविक कर संदर्भ पुनर्प्राप्ति है, हमने तीन सप्ताह पहले इस बारे में क्या निर्णय लिया था, और किसने क्या कहा था, इस सूत्र में कोई भी नहीं पा सकता है। हमने अपनी बैठक के प्रतिलेखन और निर्णय लॉग को एक खोजने योग्य सहायक में तार दिया, और जिस नियम ने इसे भरोसेमंद बनाया वह उद्धरण-या-चुप्पी था: उत्तरों को स्रोत क्षण से लिंक करना होगा या अज्ञानता को स्वीकार करना होगा। एक स्मृति जो संस्कृतियों और दूरियों के बीच सर्वसम्मति का आविष्कार करती है, वह स्मृति न होने से भी बदतर है, और हमने शुरुआत में ही एक दर्दनाक सप्ताह में यह सीख लिया।
तीसरा: पहले पाठक के रूप में एआई के साथ अतुल्यकालिक समीक्षा। दस्तावेज़, डिज़ाइन, कोड, फीडबैक की आवश्यकता वाली किसी भी चीज़ को मानव तक पहुंचने से पहले एआई पास मिल गया, समीक्षा को प्रतिस्थापित करने के लिए नहीं बल्कि यांत्रिक प्रश्नों, स्पष्टता, पूर्णता, पूर्व निर्णयों के साथ स्थिरता का पूर्व-उत्तर देने के लिए। इसके बाद मानव समीक्षकों ने अपने दुर्लभ ओवरलैपिंग घंटों को टाइपो के बजाय निर्णय पर खर्च किया। मापने योग्य परिवर्तन: समीक्षा परिवर्तन दिनों से घटकर एक दिन से भी कम हो गया, और समीक्षाएँ स्वयं छोटी और अधिक ठोस हो गईं।
जो काम नहीं किया वह समान स्थान का हकदार है। अनुपस्थित लोगों के लिए एआई-सारांशित बैठकें काम नहीं करतीं, क्योंकि जिस बैठक का सारांश आपको प्रभावित करना था वह आपके बिना लिए गए निर्णयों के बारे में एक समाचार पत्र है; सारांश स्मृति के काम आते हैं, भागीदारी के नहीं। और एआई अनुवाद, हमारी बहुभाषी टीम के लिए जितना मूल्यवान था, परिणामी किसी भी चीज़ पर मानवीय स्पॉट-चेक की आवश्यकता थी, क्योंकि सहकर्मियों के बीच एक गलत अनुवाद, जो हवा को साफ करने के लिए कॉफी नहीं ले सकता, एक तरह से कार्यालय के घर्षण को कभी नहीं बढ़ाता है।
एक साल के बाद ईमानदार सारांश: एआई ने हमारी बैठकें नहीं हटाईं, इसने बैठकों को दुर्लभ बना दिया और बेहतर उपस्थिति दर्ज की, क्योंकि एसिंक्स परत ने आखिरकार वास्तविक वजन उठाया। टीम की बैठकों की संख्या एक तिहाई कम हो गई, और शेष स्थिति के बजाय निर्णय हैं। एक टीम के लिए जो लगभग कोई कामकाजी घंटे साझा नहीं करती है, यह एक वितरित कंपनी और एक-दूसरे को ईमेल करने वाले व्यक्तियों के वितरित संग्रह के बीच का अंतर है।