मैंने मेक में इनवॉइस अनुस्मारक कैसे स्वचालित किए (और बुरा आदमी बनना बंद कर दिया)
हाथ से चालान का पीछा करना अजीब और भूलने योग्य है, यही कारण है कि ऐसा कभी नहीं होता है। बढ़ते अनुस्मारक के साथ एक मेक परिदृश्य अब इसे हर बार विनम्रतापूर्वक, निर्धारित समय पर करता है।
मैन्युअल इनवॉइस चेज़िंग एक उबाऊ कारण से विफल हो जाती है: जो अनुस्मारक आप शुक्रवार को भेजना भूल जाते हैं वह कभी नहीं भेजा जाता है, और सोमवार तक आप इसे फिर से स्थगित करने के लिए काफी अजीब महसूस करते हैं। समाधान यह है कि आप स्वयं को समय से पूरी तरह हटा दें। मेरा मेक परिदृश्य इनवॉइस ट्रैकर को देखता है, और नियत तारीख के बाद भुगतान न किए गए प्रत्येक बिल को एक अनुस्मारक मिलता है जो विनम्र, उन्नत और पूरी तरह से पूर्वानुमानित होता है, जो बिल्कुल वही होता है जिसका ग्राहक सम्मान करते हैं।
ट्रिगर को किसी शेड्यूल पर सेट करें, किसी इवेंट पर नहीं। एक परिदृश्य जो हर सुबह चलता है, आपके ट्रैकर से अवैतनिक चालान खींचता है, चाहे वह एक स्प्रेडशीट हो, एपीआई के साथ एक चालान उपकरण हो, या एयरटेबल बेस हो, और अतिदेय लोगों के लिए फ़िल्टर हो, चालान को ट्रिगर करने की कोशिश करने से अधिक मजबूत है। फ़िल्टर को तीन शाखाओं की आवश्यकता होती है: एक से तीन दिन अतिदेय, चार से चौदह दिन, और पंद्रह से अधिक, क्योंकि टोन बढ़ाना ही पूरा खेल है।
अब जब आप शांत हों तो तीन ईमेल लिखें। पहला अनुस्मारक एक चूक मानता है, चालान के साथ एक छोटा पैराग्राफ संलग्न होता है और नियत तारीख पुनः बताई जाती है। दूसरा तटस्थ और विशिष्ट है, जिसमें उम्र बढ़ने का उल्लेख है और भुगतान की तारीख पूछी गई है। तीसरा दृढ़, तथ्यात्मक है और बिना किसी खतरे के अगले कदमों का उल्लेख करता है। इनवॉइस नंबर, राशि और देय तिथि के लिए चर के साथ इन्हें डेटा के रूप में संग्रहीत करने का मतलब है कि परिदृश्य प्रत्येक ग्राहक के लिए समान रहता है, और टोन बिल्कुल वैसा ही रहता है जैसा आपने अच्छे दिन पर चुना था।
उन हिस्सों को जोड़ें जिन्हें लोग छोड़ देते हैं: एक रोक की स्थिति ताकि भुगतान किए गए चालान तुरंत समाप्त हो जाएं, जब कोई चालान तीसरे चरण में पहुंचता है तो अपने आप को एक स्लैक या ईमेल अधिसूचना, क्योंकि वह तब होता है जब एक मानव वार्तालाप शुरू होना चाहिए, और एक लॉग शीट ताकि आप फोन उठाने से पहले अनुस्मारक इतिहास देख सकें। ईमेल पता गुम होने पर क्या होता है, त्रुटि प्रबंधन पर मैंने जो एक घंटा बिताया, उसकी कीमत पहले ही दो बार चुकाई जा चुकी है।
इसे स्वचालित करने के बाद से, अतिदेय चालान एक पुरानी समस्या से घटकर एक दुर्लभ समस्या बन गई है, ज्यादातर इसलिए क्योंकि लगातार अनुस्मारक एक व्यवसाय को संकेत देते हैं जो नोटिस करता है। एक बार जब आपके पास कुछ एस्केलेशन शाखाएँ हों, तो जैपियर के बजाय मेक यहाँ सही उपकरण है, लेकिन ईमानदारी से, उपकरण डिज़ाइन सिद्धांत से कम मायने रखता है: शांत रहते हुए एक बार अपनी अनुस्मारक नीति तय करें, और परिदृश्य को थोड़ा अजीब कर्मचारी बनने दें जो कभी नहीं भूलता और कभी माफी नहीं मांगता।