जैपियर के साथ प्रत्येक ईमेल अटैचमेंट को ड्राइव में ऑटो-फाइल करें (और 'यह कहां है' कर का भुगतान करना बंद करें)
चालान, हस्ताक्षरित अनुबंध, फ्रीलांसरों की संपत्ति - ये सभी संलग्नक के रूप में आते हैं और गायब हो जाते हैं। एक जैप, दो फिल्टर और एक फ़ोल्डर संरचना जो स्वयं फाइल करती है।
'उन्होंने वह फ़ाइल कहां भेजी' कर वास्तविक है: हस्ताक्षरित अनुबंध जो किसी के भेजे गए मेल में रहता है, वह चालान जो आपके गाड़ी चलाते समय आपके अकाउंटेंट को चाहिए होता है। इस जैप ने इसे एक शाम में मेरे व्यवसाय के लिए ठीक कर दिया - मेल खाने वाले प्रेषकों का प्रत्येक अनुलग्नक मेरे द्वारा ईमेल देखने से पहले, व्यवस्थित रूप से ड्राइव में आ जाता है।
कोर जैप तीन चरणों का है। ट्रिगर: जीमेल (या आउटलुक) में अनुलग्नक के साथ नया ईमेल। क्रिया: फ़ाइल को Google Drive पर अपलोड करें। जादू मध्य चरण में है जिसे अधिकांश लोग छोड़ देते हैं - एक फ़िल्टर। प्रत्येक अनुलग्नक को फ़ाइल करें और आपको एक रद्दी दराज मिलेगी; प्रेषक या विषय के आधार पर फ़िल्टर करें और आपको एक फ़ाइलिंग सिस्टम मिलेगा। मेरा नियम: केवल मेरे क्लाइंट डोमेन से मेल खाने वाले प्रेषक, साथ ही आवारा लोगों के लिए एक विषय कीवर्ड सूची।
फ़ोल्डर संरचना वह जगह है जहां यह उपयोगी से उत्कृष्ट तक जाती है। जैपियर ईमेल से ही गंतव्य पथ बना सकता है - मेरा ड्राइव पथ प्रेषक के डोमेन को क्लाइंट फ़ोल्डर के रूप में और वर्ष को सबफ़ोल्डर के रूप में उपयोग करता है: क्लाइंट/acme-corp/2026/। नए क्लाइंट को उनके पहले अनुलग्नक पर स्वचालित रूप से एक फ़ोल्डर मिलता है। कोई रखरखाव नहीं, कोई भूला हुआ सेटअप नहीं, और संग्रह संरचना दर्शाती है कि मैंने इसे हाथ से कैसे किया होगा।
इसे चलाने के एक वर्ष के बाद दो परिशोधन। रास्ते में फ़ाइल का नाम बदलें: दिनांक के आगे दिनांक जोड़ें, क्योंकि 'contract_v3_FINAL(2).pdf' बकवास में बदल जाता है जबकि '2026-10-04_contract_acme.pdf' इतिहास में क्रमबद्ध हो जाता है। और विशेष रूप से इनवॉइस के लिए दूसरा जैप पथ जोड़ें - 'इनवॉइस' वाला विषय एक अलग फ़ोल्डर में जाता है जिसे मेरे अकाउंटेंट ने एक्सेस साझा किया है। उसने मुझसे फ़ाइलें माँगना पूरी तरह से बंद कर दिया, जो कि वास्तविक आरओआई है।
अनुभव से एक चेतावनी: जैप केवल वही पकड़ता है जो आपके निर्माण के बाद आता है। मौजूदा बैकलॉग को उसी संरचना में खींचने में एक घंटा खर्च करें, अन्यथा आपके सुव्यवस्थित सिस्टम में पुरातत्व की परत हमेशा के लिए रहेगी। उसके बाद, अनुलग्नक स्वयं फ़ाइल हो जाते हैं और ड्राइव में खोज बॉक्स आपकी मेमोरी में खोज बॉक्स को प्रतिस्थापित कर देता है।