Make で請求書リマインダーを自動化した方法 (そして悪者になるのをやめた)

手動による請求書の追跡は退屈な理由で失敗します。金曜日に送信するのを忘れたリマインダーは決して送信されず、月曜日になると気まずさを感じて再びリマインダーを延期することになります。解決策は、自分自身をタイミングから完全に外すことです。私の Make シナリオは請求書トラッカーを監視し、期日を過ぎたすべての未払い請求書に、丁寧かつエスカレーションされた、完全に予測可能なリマインダーが送信されます。これはまさにクライアントが尊重するものであることがわかります。

イベントではなくスケジュールに基づいてトリガーを設定します。毎朝実行し、スプレッドシート、API を備えた請求ツール、Airtable ベースのいずれであっても、トラッカーから未払いの請求書を取得し、期限を過ぎた請求書をフィルターするシナリオは、請求書自体をトリガーしようとするよりも堅牢です。フィルターには 3 つのブランチが必要です。1 ～ 3 日の期限超過、4 ～ 14 日の延滞、および 15 日以上の延滞です。これは、トーンがエスカレートすることが全体の目的であるためです。

落ち着いている間に 3 通のメールを書きましょう。最初のリマインダーは、見落としを想定しており、請求書が添付され、期日が再記載された 1 つの短い段落です。 2 つ目は中立かつ具体的で、高齢化に言及し、支払い日を尋ねます。 3 つ目は確固たる事実に基づくもので、脅迫することなく次のステップについて言及しています。これらを請求書番号、金額、期日の変数を含むデータとして保存すると、シナリオはすべてのクライアントに対して同一のままであり、調子が良い日に選択したものとまったく同じままになります。

人々がスキップする部分を追加します。支払い済みの請求書がすぐにドロップされる停止条件、請求書が第 3 段階に達したときの自分への Slack または電子メール通知（人間の会話が始まるのはこの時点であるため）、電話に出る前にリマインダー履歴を確認できるログシートなどです。電子メール アドレスが見つからない場合に何が起こるかというエラー処理に費やした 1 時間は、すでに 2 倍の元が取れています。

これを自動化して以来、請求書の期限切れは慢性的な問題からまれな問題に減りました。これは主に、一貫したリマインダーが企業に通知するためです。いくつかのエスカレーション ブランチがある場合は、Zapier ではなく Make がここでは適切なツールです。しかし、正直に言うと、このツールは設計原則よりも重要ではありません。落ち着いた状態でリマインダー ポリシーを一度決定し、決して忘れず、決して謝罪しない少しぎこちない従業員のシナリオを想定します。