Make에서 송장 알림을 자동화한 방법(그리고 나쁜 사람이 되는 것을 중단함)

지루한 이유로 수동 송장 추적이 실패합니다. 금요일에 보내는 것을 잊어버린 알림이 전송되지 않으며 월요일이 되면 다시 연기할 정도로 어색함을 느낍니다. 해결책은 타이밍에서 완전히 벗어나는 것입니다. My Make 시나리오는 송장 추적기를 감시하고 기한이 지난 모든 미지급 송장은 정중하고 에스컬레이션되며 완전히 예측 가능한 알림을 받습니다. 이는 정확히 고객이 존중하는 것으로 밝혀졌습니다.

이벤트가 아닌 일정에 따라 트리거를 설정하세요. 매일 아침 실행되고, 스프레드시트, API가 포함된 송장 발행 도구 또는 Airtable 기반 등 추적기에서 미지급 송장을 가져오고 연체된 송장을 필터링하는 시나리오는 송장 자체를 실행하는 것보다 더 강력합니다. 필터에는 세 가지 분기가 필요합니다. 기한이 1~3일, 4~14일, 15일 이상입니다. 톤을 높이는 것이 전체 게임이기 때문입니다.

지금 침착하게 세 개의 이메일을 작성하세요. 첫 번째 미리 알림은 송장을 첨부하고 기한을 다시 명시한 짧은 단락 하나를 실수로 가정합니다. 두 번째는 중립적이고 구체적이며, 노화를 언급하고 지불 날짜를 묻는 것입니다. 세 번째는 확고하고 사실적이며 위협 없이 다음 단계를 언급합니다. 이를 송장 번호, 금액 및 만기일에 대한 변수와 함께 데이터로 저장하면 시나리오가 모든 고객에게 동일하게 유지되고 좋은 날에 선택한 톤이 정확하게 유지됩니다.

사람들이 건너뛰는 부분을 추가하세요. 지불된 송장이 즉시 삭제되도록 하는 중지 조건, 인간 대화가 시작되어야 하는 때인 송장이 세 번째 단계에 도달할 때 자신에게 Slack 또는 이메일 알림, 그리고 전화를 받기 전에 미리 알림 내역을 볼 수 있는 로그 시트를 추가하세요. 이메일 주소가 누락되었을 때 발생하는 오류 처리에 소요된 1시간은 이미 두 배의 비용을 지불했습니다.

이를 자동화한 이후 연체된 송장은 고질적인 문제에서 드물게 발생하는 문제로 줄어들었습니다. 주로 일관된 알림이 기업이 이를 인지한다는 신호를 보내기 때문입니다. 에스컬레이션 분기가 몇 개 있으면 Zapier보다는 Make가 올바른 도구이지만 솔직히 도구는 디자인 원칙보다 덜 중요합니다. 미리 알림 정책을 침착하게 한 번 결정하고 시나리오를 결코 잊지 않고 결코 사과하지 않는 약간 어색한 직원이 되도록 하십시오.