Como envio o e-mail de acompanhamento antes de sair do estacionamento (com Fathom)
E-mails de acompanhamento enviados na mesma hora fecham mais negócios, e eu sei porque parei de escrevê-los à mão. A rotina Fathom que transformou meu pior hábito no mais rápido.
Meu pior hábito profissional era o e-mail de acompanhamento que esperava pela noite, quando a memória se abrandou e o entusiasmo esfriou. A Fathom eliminou totalmente o atraso: o rascunho de acompanhamento existe antes de eu fechar a tampa do laptop, e a rotina abaixo explica por que minha taxa de acompanhamento na mesma hora passou de cerca de metade para efetivamente cem por cento.
Estabeleça a base durante a ligação, não depois dela. O destaque ao vivo do Fathom é o recurso que faz o resto funcionar, e utilizo três marcadores com consistência religiosa: quando o cliente estabelece uma meta, destaque-a; quando levantarem uma preocupação, destaque-a; quando concordamos com alguma coisa, um próximo passo, um preço, um cronograma, destaque-o. O objetivo é seis a dez destaques em uma chamada. Tentar destacar tudo produz ruído e tentar não destacar nada produz novamente o problema do e-mail noturno.
No momento em que a ligação terminar, abra o resumo antes de fazer qualquer outra coisa, inclusive verificar a próxima reunião. O resumo de Fathom chega organizado pelo que foi discutido, e nele os momentos destacados ficam ancorados. Leia-o uma vez como uma lista de verificação na memória, porque o modelo ocasionalmente mescla dois pontos semelhantes, e corrija isso agora, enquanto a chamada já tiver três minutos. Esta nonagésima segunda revisão é todo o processo de controle de qualidade.
Depois, o e-mail e a disciplina são editar o rascunho em vez de escrevê-lo. A estrutura que mantenho: uma recapitulação em uma linha do que eles disseram que precisavam, nas palavras deles sempre que possível, uma ou duas respostas que prometi, o próximo passo acordado com uma data e nada mais. Os acompanhamentos falham mais pela duração do que por qualquer outra coisa. Envie de onde você estiver, porque o e-mail do estacionamento supera o e-mail da meia-noite elaborado em todas as negociações que acompanhei.
Dois detalhes de configuração protegem o sistema: a integração que registra a chamada e o resumo no meu CRM automaticamente, para que o registro exista mesmo nos dias em que pulo etapas, e os modelos do tipo reunião, as chamadas de vendas obtêm uma estrutura de resumo diferente das sincronizações internas, para que o rascunho comece mais próximo do envio. Os clientes perceberam antes de mim; dois deles perguntaram o que mudou. O que mudou é que o e-mail que eles recebem agora parece que eu estava prestando atenção, numa hora do dia que diz que ainda estou.