Transformando notas de reunião confusas em um resumo do projeto (Notion AI)
Uma reunião inicial produziu 2.000 palavras de anotações e nenhuma orientação. Essa sequência do Notion AI os transformou em um resumo de uma página que toda a equipe realmente usou.
O pontapé inicial foi ótimo, as notas foram um caos: 2.000 palavras de decisões mistas, preocupações, tangentes e três nomes diferentes para o mesmo recurso. É necessário que exista um resumo antes que o impulso morra, e esta sequência de três prompts no Notion AI produziu o meu em cerca de dez minutos.
O primeiro passo é a passagem de extração: 'A partir dessas notas, liste todas as decisões tomadas, todas as questões em aberto e todos os itens de ação com a pessoa a quem foram atribuídos, citando a nota para cada um.' Forçar citações é importante. Sem ele, a Notion AI inventa versões organizadas de coisas que as pessoas quase disseram, e esses fantasmas organizados causam discussões na terceira semana.
O prompt dois é a passagem de síntese: 'Escreva um resumo do projeto com meta, escopo, não metas, cronograma e riscos. Use apenas as informações da extração acima; marque tudo o que estiver faltando como DESCONHECIDO.' A convenção UNKNOWN é o truque. Um briefing que admite lacunas é preenchido pela equipe; um resumo de que os documentos sobre as lacunas são descobertos incorretamente na terceira semana.
A terceira dica é a passagem do ceticismo, que todos ignoram: 'Que contradições existem entre as notas? Onde as pessoas discordaram e isso foi resolvido?' As reuniões iniciais estão cheias de divergências educadas não resolvidas, e foi assim que descobri que duas pessoas saíram com ideias opostas sobre quem é o dono da linha do tempo.
O briefing foi para a página do projeto, a extração ficou abaixo como apêndice e a lista DESCONHECIDO tornou-se a pauta para o acompanhamento. Custo total: dez minutos e três solicitações, em comparação com a abordagem usual de o briefing nunca ser escrito.