Tự động hóa AI cho các nhóm từ 1 đến 5 người: Điều gì thực sự hiệu quả

Hầu hết các lời khuyên về tự động hóa đều được viết cho các công ty có người vận hành. Một nhóm năm người không có người điều hành; nó có người đã rút chiếc ống hút ngắn. Hai năm tự động hóa các nhóm nhỏ đã dạy tôi cách tự động hóa nào tồn tại được trong thực tế đó.

Những gì hoạt động: tự động hóa kích hoạt một cái gì đó đã tồn tại. Việc gửi biểu mẫu sẽ trở thành thông báo Slack. Một tệp đính kèm hóa đơn được nộp và ghi lại. Một email tiếp theo bị bỏ lỡ. Những điều này tồn tại vì chúng không yêu cầu thay đổi hành vi và thay đổi hành vi là điều mà các nhóm nhỏ không thể thực hiện được. Mọi hoạt động tự động hóa cần ai đó 'nhớ đăng nhập trước' đã ngừng hoạt động trong vòng một tháng.

Điều gì không thành công: bất cứ điều gì có hàng đợi cần được chăm sóc. Bản nháp AI đang chờ phê duyệt, phân loại các nhóm cần sắp xếp, bảng thông tin cần xem xét. Trong một công ty lớn, có người sở hữu hàng đợi. Trong một đội nhỏ, hàng đợi sẽ tồn tại lâu hơn nhà vô địch của nó trong vòng vài tuần và trở thành kẻ tạo ra cảm giác tội lỗi. Nếu tự động hóa tạo ra công việc thì đó không phải là tự động hóa mà là người phân phối công việc.

Lớp dành riêng cho AI được duy trì trong các nhóm nhỏ là bản tóm tắt tiếng ồn tích lũy, được áp dụng theo lịch trình. Bản tóm tắt hàng tuần về những gì đã xảy ra trên các công cụ, được tạo ra mà không cần ai hỏi. Điều này hiệu quả vì nó tạo ra thông tin mà không yêu cầu hành động và nhóm có thể bỏ qua thông tin đó một cách an toàn cho đến tuần có thông tin quan trọng.

Quy tắc tính điểm mà tôi hiện đang sử dụng trước khi xây dựng bất kỳ thứ gì: tính năng tự động hóa này sẽ loại bỏ một bước hay thêm màn hình? Loại bỏ một bước, xây dựng nó. Thêm một màn hình và nó cần một chủ sở hữu với thời gian được phân bổ, điều mà một nhóm nhỏ thường không có. Ba tính năng tự động hóa loại bỏ các bước đánh bại ba mươi bước để xem mọi thứ.