Công cụ AI dành cho các nhóm không đồng bộ trên các múi giờ (Điều thực sự đã làm giảm các cuộc họp của chúng tôi)

Nhóm của chúng tôi trải dài trên 11 múi giờ, nghĩa là sự chồng chéo giữa hai đồng nghiệp bất kỳ được tính bằng giờ mỗi ngày và phiên bản đơn giản của AI-cho-không đồng bộ, ghi lại cuộc họp và để AI tóm tắt cuộc họp cho bất kỳ ai bỏ lỡ cuộc họp, lặng lẽ thất bại đối với chúng tôi. Các cuộc họp vẫn diễn ra, sau đó chỉ được viết lại bằng văn bản. Điều gì thực sự hiệu quả phải mất một năm để tìm ra, và việc thay thế các cuộc họp không phải là việc loại bỏ những lý do khiến chúng tôi cần chúng.

Điều đầu tiên đã có hiệu quả: các bản cập nhật bằng văn bản do AI soạn thảo có tính năng kiểm tra tính đặc hiệu bắt buộc. Mỗi thành viên trong nhóm ghi lại một ghi chú thoại vào cuối ngày của họ, công cụ phiên âm biến nó thành bản cập nhật nháp và đây là phần quan trọng, AI được nhắc trích xuất các cam kết và câu hỏi mở thành danh sách rõ ràng thay vì đoạn văn. Văn xuôi che giấu những cam kết; danh sách phơi bày chúng. Các chủ đề cập nhật của chúng tôi đã chuyển từ tài liệu không thể đọc lướt sang tài liệu có thể hành động và các câu hỏi tiếp theo từng trở thành cuộc họp hầu hết đều trở thành câu trả lời.

Thứ hai: AI là bộ nhớ vĩnh viễn không ai phải thức dậy. Thuế thực sự của nhóm phân phối là khôi phục ngữ cảnh, chúng tôi đã quyết định điều gì về điều này ba tuần trước và ai đã nói điều gì trong chủ đề mà không ai có thể tìm thấy. Chúng tôi đã kết nối bản ghi cuộc họp và nhật ký quyết định của mình vào một trợ lý có thể tìm kiếm và quy tắc khiến nó đáng tin cậy là trích dẫn hoặc im lặng: các câu trả lời phải liên kết với thời điểm nguồn hoặc thừa nhận sự thiếu hiểu biết. Một ký ức tạo ra sự đồng thuận giữa các nền văn hóa và khoảng cách còn tệ hơn là không có ký ức, và chúng tôi đã sớm biết được điều đó trong một tuần đau đớn.

Thứ ba: đánh giá không đồng bộ với AI là người đọc đầu tiên. Tài liệu, thiết kế, mã, bất kỳ thứ gì yêu cầu phản hồi đều được AI thông qua trước khi đến tay con người, không phải để thay thế việc đánh giá mà để trả lời trước các câu hỏi cơ học, rõ ràng, đầy đủ, nhất quán với các quyết định trước đó. Sau đó, những người đánh giá đã dành những giờ trùng lặp hiếm hoi của họ để đánh giá thay vì lỗi chính tả. Sự thay đổi có thể đo lường được: thời gian quay vòng đánh giá giảm từ vài ngày xuống dưới một ngày và bản thân các đánh giá cũng ngắn hơn và nội dung hơn.

Những gì không hoạt động xứng đáng có không gian bình đẳng. Các cuộc họp tóm tắt bằng AI dành cho những người vắng mặt không có tác dụng, bởi vì bản tóm tắt về cuộc họp mà bạn cần tác động là một tờ báo về các quyết định được đưa ra mà không có bạn; tóm tắt phục vụ trí nhớ chứ không phải sự tham gia. Và bản dịch AI, vốn có giá trị đối với nhóm đa ngôn ngữ của chúng tôi, cần có sự kiểm tra của con người đối với bất kỳ vấn đề nào mang tính hậu quả, bởi vì một sắc thái dịch sai giữa các đồng nghiệp không thể lấy cà phê để làm sạch không khí, điều mà ma sát trong văn phòng không bao giờ làm được.

Bản tóm tắt trung thực sau một năm: AI đã không loại bỏ các cuộc họp của chúng tôi, nó làm cho các cuộc họp trở nên hiếm hơn và có nhiều người tham dự hơn vì lớp không đồng bộ cuối cùng đã có sức nặng thực sự. Số cuộc họp của nhóm giảm đi một phần ba và những cuộc họp còn lại là quyết định chứ không phải trạng thái. Đối với một nhóm gần như không có giờ làm việc, đó là sự khác biệt giữa một công ty phân tán và một tập hợp các cá nhân gửi email cho nhau.