Sửa công thức bảng tính bị hỏng bằng ChatGPT (bao gồm cả công thức bạn đã kế thừa)
Dán công thức, dán những gì nó nên làm, nhận được câu trả lời tự giải thích. Quy trình làm việc đã giải cứu tôi khỏi tấm quái vật 400 ô của đồng nghiệp.
Văn phòng nào cũng có một cái: một bảng tính được xây dựng bởi một người đã rời đi, chứa đầy những công thức lồng nhau mà không ai dám động tới. Của tôi có một con quái vật 400 tế bào bị vỡ vào tháng Giêng hàng năm. Cách khắc phục cuối cùng đã có hiệu quả là không phải học thêm Excel — đó là một cách hỏi ChatGPT cụ thể để biến bí ẩn thành chẩn đoán.
Cấu trúc gợi ý hoạt động: dán công thức chính xác, sau đó là hai câu — trang tính sẽ tạo ra nội dung gì và thay vào đó trang tính sẽ tạo ra nội dung gì. 'Điều này sẽ tính tổng doanh số bán hàng cho Q1 theo khu vực, nhưng nó trả về 0 cho hai khu vực' mang lại cho mô hình triệu chứng lỗi, đây là một nửa còn thiếu trong hầu hết các câu hỏi kêu cứu. Sau đó yêu cầu nó giải thích công thức thực sự có tác dụng gì chứ không chỉ để sửa nó.
Bước giải thích là bước mọi người bỏ qua và không nên làm. Khi ChatGPT giải thích rằng công thức kế thừa sử dụng các tham chiếu tuyệt đối trỏ đến một hàng trợ giúp bị xóa hàng năm, cách khắc phục đã trở nên rõ ràng — và lý do khiến nó bị hỏng vào tháng 1 hàng năm cũng vậy. Bạn không chỉ nhận được một công thức đã được sửa chữa; bạn đang hiểu được câu chuyện tại sao nó lại dễ vỡ, đó là điều cho phép bạn quyết định giữa việc vá lỗi và xây dựng lại.
Đối với các lỗi phổ biến, theo cách tốt, đó là quá mức cần thiết: định dạng ngày là văn bản giả vờ là số, phạm vi ăn ô được hợp nhất, dấu phẩy miền địa phương so với dấu chấm phẩy. Dán, mô tả triệu chứng, khắc phục bằng một phiên bản phù hợp với phiên bản Excel của bạn — hãy nói 'Google Trang tính' nếu đó là nơi bạn sống vì cú pháp khác nhau và mô hình biết.
Một lưu ý từ kinh nghiệm: hãy nhập lại công thức cố định bằng tay thay vì dán nếu trang tính của bạn có macro hoặc tệp được liên kết, đồng thời kiểm tra tính chính xác của một ô so với phép tính thủ công trước khi tin cậy vào toàn bộ cột. Mô hình sửa lỗi logic; bạn sở hữu xác minh. Mười phút kiểm tra đã cứu tháng Giêng của tôi năm nay, lần đầu tiên sau bốn phút.