Kiểm soát hộp thư đến 2.000 email bằng các quy tắc và lời nhắc của Song Tử
Gemini trong Gmail sẽ không đạt đến số 0 trong hộp thư đến, nhưng thiết lập ba bộ lọc đã giúp tôi có số lượng chưa đọc dưới 30 và giữ nó ở đó.
Hộp thư đến của tôi có 2.000 email chưa đọc và chiến lược phân loại của tôi thật tuyệt vọng. Cách khắc phục không phải là sức mạnh ý chí, mà là ba bộ lọc cộng với Song Tử thực hiện việc tóm tắt và toàn bộ quá trình thiết lập chỉ mất chưa đầy một giờ để xây dựng.
Bộ lọc thứ nhất là bức tường không trả lời: mọi người gửi chứa không trả lời hoặc không trả lời sẽ bỏ qua hộp thư đến và chuyển đến nhãn Đọc sau. Chỉ điều đó thôi đã loại bỏ khoảng một nửa số lượng chưa đọc của tôi, bởi vì không có thư nào trong số đó là thư, đó là các biên nhận và thông báo mặc quần áo thư.
Bộ lọc hai sử dụng Gemini ở nơi nó thực sự mạnh: bắt thư theo yêu cầu hành động. Mọi thứ từ người thật đều được giữ nguyên, nhưng tôi yêu cầu Song Tử dán nhãn cho các chủ đề có thời hạn, hóa đơn hoặc câu hỏi trực tiếp và tôi sắp xếp theo nhãn đó trước. Những câu hỏi trực tiếp là điều tôi thực sự sợ bỏ lỡ chứ không phải số lượng.
Lọc thứ ba là thói quen tiêu hóa hàng ngày. Mỗi buổi sáng, tôi yêu cầu Song Tử tóm tắt nhãn Đọc sau trong năm gạch đầu dòng: cái gì đã đến, cái gì cần tiền, cái gì không cần gì cả. Tôi đọc năm dấu đầu dòng và lưu trữ từng trang. Những bản tóm tắt nông cạn nhưng nông cạn lại đúng đối với các bản tin.
Kết quả sau một tháng: số lượng chưa đọc dao động dưới 30, và con số này là trung thực vì những gì còn lại đang thực sự chờ đợi tôi. Bài học khái quát hóa quá khứ của Song Tử: hầu hết nỗi đau trong hộp thư đến là những bức thư lẽ ra không bao giờ nên là thư. Hãy giải quyết nó trước, sau đó tóm tắt những gì còn lại. Thực hiện theo thứ tự khác là lý do tại sao các nỗ lực phân loại thường kết thúc trong tuần đầu tiên.