Cách tôi tự động nhắc nhở hóa đơn khi thực hiện (và không còn là kẻ xấu)

Việc theo đuổi hóa đơn thủ công không thành công vì một lý do nhàm chán: lời nhắc bạn quên gửi vào thứ Sáu không bao giờ được gửi và đến thứ Hai, bạn cảm thấy lúng túng đến mức phải hoãn lại. Cách khắc phục là loại bỏ hoàn toàn chính bạn khỏi thời gian. Kịch bản Make của tôi theo dõi trình theo dõi hóa đơn và mọi hóa đơn chưa thanh toán quá ngày đáo hạn đều nhận được lời nhắc lịch sự, được báo cáo và hoàn toàn có thể dự đoán được, hóa ra đó chính xác là những gì khách hàng tôn trọng.

Thiết lập trình kích hoạt theo lịch trình chứ không phải theo sự kiện. Một kịch bản diễn ra vào mỗi buổi sáng, lấy các hóa đơn chưa thanh toán từ trình theo dõi của bạn, cho dù đó là bảng tính, công cụ lập hóa đơn có API hay cơ sở Airtable và lọc các hóa đơn quá hạn, sẽ mạnh mẽ hơn việc cố gắng tự kích hoạt hóa đơn. Bộ lọc cần có ba nhánh: quá hạn một đến ba ngày, bốn đến mười bốn ngày và cộng thêm mười lăm ngày, bởi vì giai điệu leo thang là toàn bộ trò chơi.

Hãy viết ba email ngay bây giờ khi bạn đang bình tĩnh. Lời nhắc đầu tiên giả định có sự giám sát, một đoạn văn ngắn có đính kèm hóa đơn và ngày đến hạn được trình bày lại. Thứ hai là trung lập và cụ thể, đề cập đến sự lão hóa và yêu cầu ngày thanh toán. Thứ ba là chắc chắn, thực tế và đề cập đến các bước tiếp theo mà không có sự đe dọa. Việc lưu trữ chúng dưới dạng dữ liệu với các biến số hóa đơn, số tiền và ngày đến hạn có nghĩa là kịch bản vẫn giống hệt nhau đối với mọi khách hàng và âm thanh vẫn chính xác như những gì bạn đã chọn vào một ngày tốt lành.

Thêm các phần mà mọi người bỏ qua: điều kiện dừng để hóa đơn đã thanh toán được loại bỏ ngay lập tức, thông báo Slack hoặc email cho chính bạn khi hóa đơn đạt đến giai đoạn thứ ba, vì đó là lúc cuộc trò chuyện giữa con người với nhau sẽ bắt đầu và một bảng nhật ký để bạn có thể xem lịch sử lời nhắc trước khi nhấc điện thoại. Một giờ tôi dành để xử lý lỗi, điều gì xảy ra khi địa chỉ email bị thiếu, đã phải trả giá gấp đôi.

Kể từ khi tự động hóa việc này, các hóa đơn quá hạn đã giảm từ một vấn đề kinh niên xuống một vấn đề hiếm gặp, chủ yếu là do những lời nhắc nhất quán báo hiệu một doanh nghiệp đã thông báo. Make là công cụ phù hợp ở đây thay vì Zapier khi bạn có một vài nhánh leo thang, nhưng thành thật mà nói, công cụ này ít quan trọng hơn nguyên tắc thiết kế: quyết định chính sách nhắc nhở của bạn một lần, trong khi bình tĩnh và để tình huống là một nhân viên hơi khó xử, người không bao giờ quên và không bao giờ xin lỗi.