Biến các ghi chú cuộc họp lộn xộn thành bản tóm tắt dự án (Notion AI)
Cuộc họp khởi động chỉ có 2.000 từ ghi chú và không có chỉ dẫn. Chuỗi Notion AI này đã biến chúng thành một bản tóm tắt dài một trang mà cả nhóm thực sự đã sử dụng.
Phần mở đầu thật tuyệt vời, các ghi chú thì hỗn loạn: 2.000 từ gồm những quyết định hỗn hợp, những lo lắng, những mối liên hệ và ba cái tên khác nhau cho cùng một đặc điểm. Cần phải tồn tại một đoạn ngắn trước khi động lượng tắt và chuỗi ba dấu nhắc này trong Notion AI sẽ tạo ra của tôi trong khoảng mười phút.
Lời nhắc thứ nhất là thẻ trích xuất: 'Từ những ghi chú này, hãy liệt kê mọi quyết định đã đưa ra, mọi câu hỏi mở và mọi mục hành động với người được giao, trích dẫn ghi chú cho từng mục.' Vấn đề buộc phải trích dẫn. Không có nó, Notion AI sẽ phát minh ra các phiên bản gọn gàng của những điều mọi người gần như đã nói và những bóng ma gọn gàng đó sẽ gây ra tranh cãi trong tuần thứ ba.
Lời nhắc thứ hai là phần tổng hợp: 'Viết bản tóm tắt dự án với mục tiêu, phạm vi, các mục tiêu phi mục tiêu, tiến trình và rủi ro. Chỉ sử dụng thông tin từ phần trích xuất ở trên; đánh dấu bất cứ điều gì còn thiếu là KHÔNG XÁC ĐỊNH.' Quy ước UNKNOWN là một thủ thuật. Một bản tóm tắt thừa nhận những khoảng trống sẽ được nhóm lấp đầy; một bản tóm tắt rằng các bài viết về khoảng trống sẽ bị phát hiện sai trong tuần thứ ba.
Câu thứ ba là phần hoài nghi, phần mà mọi người đều bỏ qua: 'Có mâu thuẫn gì giữa các nốt nhạc? Mọi người không đồng ý ở đâu và nó được giải quyết ở đâu?' Các cuộc họp bắt đầu chứa đầy những bất đồng lịch sự chưa được giải quyết và lời nhắc này là lý do khiến tôi phát hiện ra rằng hai người đã bước ra với những ý tưởng trái ngược nhau về việc ai là người sở hữu dòng thời gian.
Bản tóm tắt được đưa vào trang dự án, phần trích dẫn ở bên dưới dưới dạng phụ lục và danh sách KHÔNG XÁC ĐỊNH trở thành chương trình nghị sự cho phần tiếp theo. Tổng chi phí: mười phút và ba lời nhắc, so với cách tiếp cận thông thường là bản tóm tắt không bao giờ được viết ra.