Thông báo hàng tuần về Notion AI đã thay thế các cuộc họp trạng thái của tôi

Các cuộc họp trạng thái của chúng tôi đã kết thúc vào tuần mà bản tóm tắt Notion AI của tôi hoạt động tốt. Hệ thống này đủ đơn giản để xây dựng ngay tối nay: năm cơ sở dữ liệu (dự án, nhiệm vụ, ghi chú, quyết định, trình chặn) mà nhóm đã cập nhật một cách tự nhiên, cùng với một lời nhắc AI đã lên lịch để đọc chúng vào lúc 7 giờ Thứ Hai hàng tuần.

Cấu trúc nhanh chóng quan trọng hơn công cụ. Của tôi yêu cầu chính xác năm phần: được giao vào tuần trước, bị trượt trong tuần này, các quyết định được đưa ra, các phần chặn đã hết hạn trong ba ngày qua và một phần có nhiều khả năng cần sự can thiệp của tôi nhất. Tính đặc thù là sản phẩm; 'tóm tắt không gian làm việc của tôi' tạo ra tiếng ồn, trong khi 'các công cụ chặn đã cũ trong ba ngày qua' tạo ra cuộc họp.

Phần chặn là nơi thông báo được lưu giữ. Lão hóa là đặc tính quan trọng: chất chặn từ ngày hôm qua là bối cảnh, nhưng chất chặn không được chạm tới trong chín ngày là một đám cháy, và con người thật tệ khi nhận ra đám cháy của chính mình trong danh sách nhiệm vụ. Bản tóm tắt xếp hạng chúng theo độ cũ, hóa ra lại là một công cụ ưu tiên tốt hơn bất kỳ chương trình họp nào.

Hai quy tắc giúp nhóm luôn trung thực với dữ liệu. Bản tóm tắt chỉ đọc những gì tồn tại, vì vậy một bản cập nhật trống có nghĩa là một dự án vô hình, tự sửa trong vòng hai tuần. Và tôi không bao giờ trả lời bản tóm tắt bằng những câu hỏi mới; phản ứng sẽ được gửi trực tiếp đến người đó hoặc thông báo sẽ trở thành một hộp thư đến khác.

Sự thay đổi có thể đo lường được: 45 phút hàng tuần được trả lại cho nhóm và tôi biết nhiều hơn về sự trượt dốc so với những gì tôi đã biết trong các cuộc họp, bởi vì AI đọc mọi dự án hàng tuần trong khi cuộc họp chỉ nghe từ bất kỳ ai nói chuyện. Các cuộc họp về tình hình chưa bao giờ là vấn đề. Biết là có.