Gửi mọi email hóa đơn vào bảng tính với Zapier để mùa thuế không còn là nỗi lo lắng

Tôi không biết mình đã trả những gì và khi nào, và người kế toán đã yêu cầu tôi tìm nó. Một Zap duy nhất đã đóng lỗ hổng đó.

Bước một: kích hoạt vào đúng email. Tôi lọc Gmail để tìm hóa đơn trong chủ đề từ các nhà cung cấp đã biết, do đó, bản tin có tiêu đề khoản tiết kiệm theo kiểu hóa đơn của bạn sẽ không làm ô nhiễm nhật ký.

Bước hai: trích xuất các trường. Quá trình phân tích cú pháp của Zapier sẽ kéo người gửi, ngày và số tiền vào các cột. Tôi giữ nó thành ba cột; nhiều lỗi chính tả hơn về lời mời.

Bước ba: viết vào một tờ giấy. Một hàng Google Trang tính cho mỗi hóa đơn, có công thức tính tổng quý. Tờ giấy là nguồn gốc của sự thật, không phải ký ức của tôi.

Bước bốn: thông báo cho tôi nếu có sự cố. Nếu nhà cung cấp mà tôi mong đợi không gửi, Zap sẽ gắn cờ nhà cung cấp đó. Việc tìm ra tờ tiền còn thiếu có giá trị hơn việc ghi lại những tờ tiền hiển nhiên.

Vấn đề đáng chú ý: Zapier lập hóa đơn theo nhiệm vụ và bộ lọc trò chuyện sẽ đốt cháy chúng. Tôi đã siết chặt cò súng để chỉ tính hóa đơn thật. Việc tự động hóa chỉ rẻ nếu nó chính xác.

Zapier (zapier.com)

Tốt nhất cho: quy trình làm việc không cần mã trên hàng nghìn ứng dụng.

Các tính năng chính: trình tạo hình ảnh; các bước AI; thư viện ứng dụng khổng lồ.

Gói miễn phí: cấp miễn phí với các nhiệm vụ hạn chế

Giá cả: được trả từ khoảng $ 20 một tháng.

Ưu điểm: kết nối hầu hết mọi thứ; không có mã.

Nhược điểm: chi phí tăng theo nhiệm vụ; các zap phức tạp trở nên dễ vỡ.

Phán quyết của tôi: Zapier là nhân viên nộp hồ sơ mà tôi chưa bao giờ thuê; chỉ cần xem đồng hồ nhiệm vụ.

Các câu hỏi thường gặp:

Hỏi: Tôi có cần biết mã không?

Đáp: Không. Công cụ xây dựng mang tính trực quan; phần khó khăn là một cò súng chặt chẽ.

Q: Nó có bắt được mọi hóa đơn không?

Đáp: Chỉ những cái phù hợp với bộ lọc của bạn. Thắt chặt các quy tắc về chủ đề và người gửi.

Hỏi: Nó có đắt không?

Đáp: Bậc miễn phí bao gồm một bản ghi nhẹ; những nhiệm vụ nặng nề sẽ tăng giá nhanh chóng.