Convertir notas de reuniones desordenadas en un resumen del proyecto (Notion AI)
Una reunión inicial produjo 2.000 palabras de notas y ninguna dirección. Esta secuencia de Notion AI los convirtió en un resumen de una página que todo el equipo utilizó.
El inicio fue genial, las notas un caos: 2.000 palabras de decisiones contradictorias, preocupaciones, tangentes y tres nombres diferentes para el mismo artículo. Es necesario que exista un informe antes de que muera el impulso, y esta secuencia de tres indicaciones en Notion AI produjo el mío en unos diez minutos.
El primer mensaje es el pase de extracción: "A partir de estas notas, enumere cada decisión tomada, cada pregunta abierta y cada elemento de acción con la persona a la que se le asignó, citando la nota de cada uno". La obligación de cotizar es importante. Sin él, Notion AI inventa versiones ordenadas de cosas que la gente casi dijo, y esos fantasmas ordenados provocan discusiones en la tercera semana.
El segundo mensaje es el pase de síntesis: 'Escriba un resumen del proyecto con el objetivo, el alcance, los no objetivos, el cronograma y los riesgos. Utilice únicamente información de la extracción anterior; marque todo lo que falte como DESCONOCIDO.' La convención DESCONOCIDA es el truco. El equipo completa un informe que admite lagunas; un informe de que los documentos sobre las lagunas se descubren mal en la tercera semana.
La tercera pregunta es el pase de escepticismo, que es el que todos se saltan: '¿Qué contradicciones existen entre las notas? ¿En qué puntos no estuvo de acuerdo la gente y se resolvió? Las reuniones iniciales están llenas de desacuerdos educados sin resolver, y así es como descubrí que dos personas habían salido con ideas opuestas sobre quién es el dueño de la línea de tiempo.
El informe entró en la página del proyecto, la extracción quedó debajo como un apéndice y la lista DESCONOCIDA se convirtió en la agenda para el seguimiento. Costo total: diez minutos y tres indicaciones, en comparación con el enfoque habitual de que el informe nunca se escriba.